Tecnolitoral

A Importância da Segurança na Impressão e Gestão Documental

A segurança da informação tornou-se uma prioridade para empresas que lidam com documentos sensíveis. O risco de acessos não autorizados, extravios e fuga de dados exige soluções robustas para garantir a proteção da informação. A implementação de sistemas de gestão documental, como o MyQ, é essencial para mitigar esses riscos e assegurar conformidade com regulamentações como o RGPD.

Principais Ameaças à Segurança Documental

  1. Acessos não autorizados
    • A falta de controlo sobre impressões e documentos pode levar a violações de dados.
  2. Extravio e Roubo de Informações
    • Documentos físicos podem ser perdidos ou cair nas mãos erradas.
  3. Impressões não seguras
    • Impressões esquecidas nas bandejas podem expor informações sensíveis.

Como o MyQ Melhora a Segurança Documental

  1. Autenticação Segura
    • O MyQ exige autenticação através de cartões, PIN ou credenciais, garantindo que apenas utilizadores autorizados tenham acesso aos documentos.
  2. Impressão Segura
    • A funcionalidade de “Pull Printing” assegura que os documentos só são impressos quando o utilizador está fisicamente presente no equipamento.
  3. Registo e Monitorização
    • O MyQ mantém registos detalhados de todas as impressões, cópias e digitalizações, permitindo auditorias e um maior controlo sobre a informação.
  4. Proteção contra Ameaças Internas e Externas
    • Com encriptação de dados e políticas de acesso, o MyQ reduz o risco de fuga de informação.

Conclusão

A proteção da informação é fundamental para qualquer empresa e requer soluções avançadas de gestão documental. O MyQ oferece funcionalidades que garantem a segurança, rastreabilidade e conformidade, protegendo documentos desde a sua criação até à sua impressão e distribuição. Investir em soluções de segurança documental é essencial para evitar perdas financeiras e preservar a reputação da empresa.