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Outsourcing de Impressão: como reduzir custos, ganhar eficiência e tornar a impressão empresarial mais sustentável

Apesar da crescente digitalização e expansão do trabalho remoto, a impressão empresarial mantém-se essencial em diversos setores. As empresas, especialmente as PMEs, enfrentam atualmente uma dupla pressão: a necessidade de modernizar os seus sistemas de impressão e a obrigação de cumprir normas legais como o RGPD. A proteção de dados e a conformidade legal exigem medidas de segurança cada vez mais rigorosas, que nem sempre são fáceis de implementar com recursos internos limitados.

Nesse contexto, a IDC (International Data Corporation) destaca que os serviços de gestão de impressão baseados em cloud são essenciais para modernizar ambientes híbridos, proporcionando maior agilidade, segurança e eficiência custo-benefício.

 

O que são Serviços de Impressão Geridos/Outsourcing de Impressão

O outsourcing de impressão consiste em delegar a gestão integral do parque de impressão a um parceiro externo, como é o caso da Tecnolitoral, através de contratos de renting ou modelos pay per page combinados com manutenção, consumíveis e suporte técnico.
Este sistema inclui ainda a monitorização contínua, substituição automática de consumíveis e atualização tecnológica sem um investimento inicial elevado, em vez disso, paga uma mensalidade operacional. Para além disso, e como refere a Copyvic, o outsourcing de impressão integra práticas ecológicas como impressão duplex, toners recicláveis, equipamentos de baixo consumo e gestão de resíduos adequada, reduzindo impacto ambiental e custos.

5 Vantagens para a sua empresa

  • Redução de custos operacionais, com estudos como os da IDC apontando diminuições até 30% em alguns casos;
  • Acesso a tecnologia de ponta sem comprometer o capital da empresa, graças a um modelo de pagamento flexível e escalável;
  • Suporte técnico especializado e manutenção preventiva que reduzem falhas e aumentam a produtividade;
  • Ao confiar a gestão da impressão a especialistas, a empresa liberta recursos internos e pode concentrar-se no seu negócio principal. Isso traduz-se em mais eficiência e maior produtividade;
  • A gestão documental digital permite transformar documentos físicos em arquivos eletrónicos seguros, com indexação, OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e workflows automáticos. Empresas como a Konica Minolta destacam ganhos em eficiência operacional, segurança, produtividade e conformidade legal com o RGPD.

Benefícios por segmento

PMEs: simplicidade e controlo de custos

Para pequenas e médias empresas, este modelo permite um controlo total sobre os custos de impressão, graças a mensalidades fixas e previsíveis, evitando investimentos iniciais elevados. Com o suporte técnico e os consumíveis incluídos, deixa de ser necessário manter uma equipa interna dedicada à gestão do parque de impressão. Além disso, a solução pode ser facilmente escalada à medida que o negócio cresce.

Grandes empresas: integração e escalabilidade

Nas grandes organizações, o outsourcing destaca-se pela capacidade de integração com sistemas como ERPs, pela possibilidade de digitalização em larga escala e por contratos personalizados com SLAs rigorosos, garantindo tempos de resposta otimizados. Estas empresas beneficiam ainda de ferramentas de auditoria e relatórios detalhados sobre a utilização dos equipamentos, assegurando o cumprimento do RGPD.

Impacto nos Departamentos Internos

Tecnologias de Informação (TI)

As equipas de TI passam a contar com sistemas de autenticação segura (como cartões ou PINs), encriptação de dados e logs de utilização, reforçando a proteção de informação sensível. A monitorização contínua do parque de impressão permite ainda detetar ineficiências e agir de forma proativa.

Gestão e Compras

A nível de gestão e compras, os principais ganhos residem na previsibilidade dos custos, na redução do desperdício de consumíveis e no controlo do inventário. Os contratos com SLAs claros e transparentes simplificam também a relação com fornecedores.

O Outsourcing de impressão é uma solução estratégica, adaptável a diferentes realidades, que permite às empresas reduzir custos, ganhar eficiência e garantir a conformidade com o RGPD.  Quer saber quanto pode poupar em custos de impressão e gestão documental? Experimente o nosso Simulador e descubra a estimativa de poupança.

Pretende uma solução à medida? Fale connosco, nós avaliamos o seu parque e apresentamos um plano personalizado e sustentável.

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