Tecnolitoral

Gestão Documental: o segredo para equipas mais produtivas e organizadas

Num contexto de negócios onde a eficiência e a produtividade são cada vez mais cruciais, uma boa gestão de documentos torna‑se uma ferramenta crucial para impulsionar o desempenho organizacional. Estudos do setor indicam que, sem um sistema de GED (Gestão Eletrónica de Documentos) eficiente, até 25–35% do tempo de trabalho dos funcionários é gasto apenas a procurar documentos necessários. Em média, esses atrasos podem reduzir cerca de 21% da capacidade produtiva total de uma organização.

 

 

Benefícios da gestão documental para a produtividade

Implementar um sistema de gestão documental traz múltiplas vantagens que tornam as equipas mais organizadas e produtivas. Destacamos algumas delas:

  • Acesso rápido à informação: Com documentação indexada eletronicamente, as informações são fáceis de aceder e recuperar. Os sistemas adequados evitam horas de pesquisa em arquivos desorganizados e pastas físicas.
  • Colaboração eficaz: Plataformas de GED baseadas na nuvem permitem que equipas trabalhem em tempo real a partir de qualquer lugar. Isto elimina atrasos provocados por trocas de ficheiros por email ou versões desatualizadas, acelerando projectos e elevando a qualidade dos resultados.
  • Redução de erros e retrabalho: Garantir que todos usam sempre a versão mais recente de cada documento diminui erros causados por informação desatualizada;
  • Automatização de processos: Os sistemas avançados de gestão documental oferecem workflows automatizados – por exemplo, aprovações de documentos, notificações e controlos de versão automáticos. Isso liberta os funcionários de tarefas rotineiras, permitindo-lhes dedicar‑se a atividades mais estratégicas;
  • Segurança e conformidade: Controlos de acesso, encriptação e registos de auditoria mantêm os documentos confidenciais protegidos, garantem conformidade com regulamentações, reduzem os riscos de segurança e de penalizações legais.

 

 

Como implementar na sua empresa

Para garantir sucesso, siga as melhores práticas de implementação de GED:

  1. Avalie as necessidades da sua organização: Identifique o volume de documentos, requisitos legais e padrões de colaboração interna. Isto ajuda a escolher uma solução adequada ao seu contexto;
  2. Escolha a tecnologia certa: Opte por uma solução que ofereça funcionalidades como: acessos remotos, pesquisa inteligente, permissões seguras e integração com os sistemas existentes;
  3. Migre e organize os arquivos: Digitalize os documentos em papel e defina estruturas claras de pastas e metadados. Centralize toda a informação num único repositório, eliminando duplicações e ficheiros obsoletos. Esta limpeza inicial é essencial para que o sistema funcione sem erros;
  4. Formação e suporte à equipa: Capacite os utilizadores com formação sobre o novo sistema. Um plano de acompanhamento contínuo (por exemplo, helpdesk interno) assegura a rápida resolução de dúvidas;
  5. Monitore e otimize continuamente: Recolha feedback dos utilizadores e analise indicadores-chave (tempo médio de pesquisa, nível de adoção, processos concluídos). Ajuste fluxos e políticas conforme necessário. A gestão documental é um processo dinâmico e deve ser afinada para aumentar sempre a eficiência.

 

 

Soluções Tecnolitoral em Gestão Documental

Na Tecnolitoral, integramos as melhores soluções de GED, trabalhamos com a Kyocera — marca de referência mundial — e com o MyQ, um software que simplifica e automatiza o fluxo documental nas empresas. O MyQ permite digitalizar, arquivar, classificar e enviar documentos diretamente a partir da multifuncional, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência. Além disso, ajuda a reduzir custos, controlar acessos e promover a sustentabilidade, ao diminuir o uso de papel.

As nossas soluções de impressão Kyocera complementam este ecossistema, oferecendo equipamentos fiáveis e de elevada performance, ideais para ambientes empresariais exigentes.

Desde a consultoria inicial até à implementação completa, garantimos o acompanhamento técnico e funcional em todas as fases do projeto.

Para saber mais ou esclarecer dúvidas, aceda à nossa página de Contactos. Estamos prontos para o ajudar a entrar nesta nova era de produtividade e inovação. 

Tópicos Relacionados

Outsourcing de Impressão: como reduzir custos, ganhar eficiência e tornar a impressão empresarial mais sustentável

5 Agosto 2025

Importância do Apoio Técnico na Escolha de Fornecedores de Impressão

2 Setembro 2025

 

Tendências que Estão a Transformar os Escritórios: Como Preparar a Sua Empresa

7 Outubro 2025